Hoe zorg je als facilitair manager voor een wendbare strategie?

Facilitair, Efficiënter en Wendbaarder worden / 21 April 2020

De traditionele opvattingen binnen facility management zijn niet opgewassen tegen de snelle veranderingen in onze omgeving. Zo gaan meerjarenplannen er nog vanuit dat er gedurende een periode een relatief stabiele situatie is. Die plannen moeten tegenwoordig al snel weer aangepast worden, omdat snelle ontwikkelingen de uitgangspunten hebben ingehaald. Steeds meer organisaties zijn daarom op zoek naar nieuwe manieren om sneller op hun dynamische omgeving in te kunnen spelen. ‘Wendbaar facility management’ biedt hiervoor uitkomsten. In dit artikel gaan we in op 3 voorwaarden die daarvoor nodig zijn.

Verandering in werkwijzen in organisaties

Naast de vele veranderingen in de omgeving van organisaties, is er volgens een whitepaper van VFM ook een verschuiving te zien in de wijze waarop nieuwe ideeën omtrent werken en werkomgeving binnen organisaties een plek krijgen. Waar voorheen vaak de directie of het management werkvormen uitdacht en implementeerde, gebeurt dit nu steeds vaker op de werkvloer. Voorbeelden hiervan zijn agile en scrum-werkwijzen.

Steeds meer organisaties gaan op zoek naar manieren om met deze veranderingen om te gaan. Zij proberen de dynamiek te omarmen door wendbaar te zijn. Volgens VFM zijn er 3 voorwaarden om als facilitair manager voor een wendbare strategie te zorgen.

1.     Continu verbinden

Wendbare organisaties zijn adaptief in hun marktgerichtheid, in staat om snel en efficiënt in te spelen op veranderingen en erop gericht om zoveel mogelijk waarde te creëren voor de klant. Hiervoor is het belangrijk om voor continue verbinden te zorgen met je medewerkers, gebruikers, klanten en omgeving.

Een effectieve manier om ideeën en signalen te verzamelen en structureren is een communicatieplatform dat voor iedereen toegankelijk is. Hier kunnen ideeën, signalen en trends verzameld worden door het hele team en vervolgens besproken en gewaardeerd worden op belangrijkheid. Door het verzamelen en analyseren van big data over het gebruik van het gebouw en de facilitaire voorzieningen, leg je de basis voor het vinden van antwoorden op interessante vragen, zoals;

  • Hoeveel mensen zijn op welke plek in het gebouw?
  • Waar en wanneer zijn de ‘file momenten’?
  • Van welke diensten maken mensen gebruik?

2.     Wendbaar acteren

Nadat je als organisatie de verbinding met je omgeving hebt gevonden, kun je hier effectief op inspelen. Vragen die hierbij een rol spelen zijn: Hebben we voldoende wendbaarheid in onze organisatie ingebouwd om snel aan te sluiten op een koerswijziging? Is onze besluitvorming zo ingericht dat we snel kunnen handelen? Zijn wij als team in staat om signaleringen om te zetten in acties?

De noodzaak van organisaties om de strategie snel aan te passen, kan tegengewerkt worden door het lange-termijnkarakter van huisvestingsplannen en vastgoedcontracten. Het is daarom belangrijk om een huisvestingsstrategie te creëren waarin ruimte is voor de mogelijkheid om aanpassingen door te voeren, zonder structurele verbouwingen. Niet alle oplossingen en aanpassingen hoeven daarbij volgens VFM in het eigen kantoor plaats te vinden. Er kan bijvoorbeeld ook gekeken worden naar ICT-toepassingen en tijdelijke externe oplossingen, zoals online omgevingen en shared office-concepten.

3.     Flexibel organiseren

Wanneer je weet wat er in je omgeving speelt en je facilitaire organisatie in staat is om mee te bewegen, is de laatste voorwaarde; flexibel organiseren.

Om op operationeel niveau slimmer en sneller verbinding te kunnen maken tussen vraag en aanbod, kan er volgens VFM gekozen worden voor een facilitair budget per medewerker. Hiermee kan er een werkomgeving gecreëerd worden waar op dat moment behoefte naar is.

Daarnaast kan het vergroten van de wendbaarheid ook gezocht worden in de flexibilisering van de vastgoedstrategie. Er staan nog steeds veel kantoorruimten leeg. De vraag naar kleine, flexibele projectruimte neemt tegelijkertijd toe. Om vraag en aanbod hier flexibel op elkaar af te stemmen, is het nodig om het gebruik van die lege vierkante meters en de huurovereenkomsten te flexibiliseren. Dit kan bijvoorbeeld door pay-per-use toe te passen op de (tijdelijke) verhuur van werkruimte.  

Door de flexibiliteit in huurcontracten, komt er meer variatie in prijs, opzegtermijn, het facilitaire aanbod en IT-oplossingen. Het gevolg daarvan is dienstverlening op maat, waarin huurders en medewerkers zelf hun faciliteiten kunnen samenstellen.

Ben je zelf facilitair manager en wil je leren hoe je zorgt voor meer wendbaarheid en flexibiliteit binnen je organisatie? Kom dan op 24 juni 2020 naar het Landelijk Kennisteam Facilitair Management met het thema ‘Efficiënter en Wendbaarder worden’. Meld je hier aan voor: Landelijk Kennisteam Facilitair Management

Bronnen

Groot, Nagelmaeker, Frencken, Pieterse (2018). ‘Van meerjarenplannen naar een wendbare strategie’. Uitgegeven door VFM. Geraadpleegd op 05-03-2020

Kitty Doets

Kitty Doets

Waarom schrijven voor INVK zo leuk is? De managementthema's zijn interessant en ik hou ervan om me continu te verdiepen in wat er in verschillende branches speelt. Ik schrijf artikelen voor de blog van het INVK en denk mee over de content op INVK.nl, altijd vanuit het idee om kennisdeling, ook online, te stimuleren.

Landelijk Kennisteam Facilitair Management

Kennis delen, je leiderschapsvaardigheden ontwikkelen en unieke oplossingen voor je uitdagingen vinden; dat staat binnen het Landelijk Kennisteam Facilitair Management centraal. In dit kennisteam komen facilitair managers van verschillende organisaties samen om aan inspirerende en interactieve trainingen deel te nemen. Je aansluiten bij dit team geeft je de kans om, in een selecte groep vakgenoten, continu aan je kennis en vaardigheden als facilitair leidinggevende te werken.

Deel dit artikel:

Gerelateerde blogs

Wat heb jij te leveren aan innovatie in de bouwsector?

Bouw, Innovatieve organisaties

Wat heb jij te leveren aan innovatie in de bouwsector?

Bouwen is altijd in beweging blijvenDe bouw staat nooit stil. Er ...

lees meer >
Een klantcontact team dat het ijzer smeedt als het heet is

Communicatie & Marketing, Succesvolle Teams

Een klantcontact team dat het ijzer smeedt als het heet is

Koud ijzer buigt nietDe afdeling klantcontact wordt niet altijd ...

lees meer >
Hoe zorg je als operationeel manager ervoor dat je team zich goed voelt en succes heeft?

Industrie, Logistiek & Transport, Succesvolle Teams

Hoe zorg je als operationeel manager ervoor dat je team zich goed voelt en succes heeft?

Ga jij fluitend naar je werk?Of misschien nog belangrijker: gaat ...

lees meer >